Amplikasi Microsoft Office. Aplikasi Ms Word, Ms Power point, dan Ms Exce

            Kata Pengantar

                                                                    

Berbicara teknologi pasti berkaitan erat dengan komputer, karena komputer dianggap mewakili moderenisasi yang dalam hal ini sebagai perangkat pintar. Sekarang di kenal dan dipakai orang untuk memudahkan pekerjaan sehari-hari. Namun seiring dengan berkembangnya ilmu komputer masih banyak dari masyarakat yang kurang mampu mengoprasikannya. Oleh karena itu pendidikan tentang ilmu komputer menjadi sangat penting untuk menghadapi masa depan yang cerah.

Mungkin kita sudah tak asing lagi dengan Microsoft Office. Aplikasi Ms Word, Ms Power point, dan Ms Excel menjadi aplikasi yang paling sering di pakai dalam dunia kerja. Namun masih banyak dari kita yang belum tahu atau lupa karena lama tak mengoperasikanya,apalagi sekarang microsoft office sudah mencapai versi 2010. Oleh karena itu, makalah ini dibuat selain menjadi tugas mandiri Komputer Aplikasi juga karena ingin membantu para pembaca dalam mengoperasikan dasar-dasar penggunaan aplikasi Ms Word 2010, Ms Power point 2010 dan Ms excel 2010.

Dengan terselesainya tugas makalah ini saya ingin mengucapkan terima kasih dan penghargaan sebesar-besarnya kepada rekan-rekan staf pengajar di Kampus Putera Batam, terutama kepada Ibu Nia Ekawati.S.Kom selaku Dosen Komputer Aplikasi. Tidak lupa juga kepada sesama mahasiswa yang telah banyak  memberikan  masukan  berharga, sehingga makalah ini telah siap tersusun dengan baik. Segala kritik dan saran serta kommentar kami terima dengan senang hati. Semoga makalah ini dapat memberikan seribu manfaat kepada pembaca, selamat mencoba.

Batam 19 januari 2012

 Penulis 

Budiyono

BAB.2 DASAR DASAR EDITING TEKS

2.1  MENYELEKSI TEKS

Dalam prose editing ketika anda inggin melakukan perubahan pada teks tertentu, maka Anda harus menyeleksi atau memblok teks terlebih hdahulu. Setelah itu barulah anda bias mengubah teks itu.Seleksi pada teks ini ber fungsi  untuk mengiso lasi teks agr perubahan hanya dilakukan  pada teks yang terisolasi, tanpa mempengaruhi teks .

Untuk menyeleksi atau memblok  teks anda bisa menggunakan metode klik dan drag. Caranya, posisikan cursor anda di bagian awal teks yang hendak di seleksi . kemudian klik dan drag kursor mouse  hingga kebagian akhir teks. Dengan cara ini Anda akan mendapati teks yang telah terseleksi dengan warna biru muda seperti ilustrasi di bawah ini. 

Selain menggunakan klik dan drag cara lain yang bisa Anda tempuh untuk menyeleksi teks adalah sebagai berikut ini.

1.      Klik ganda pada sebuah kata untuk menyeleksi kata tersebut dengan cepat.

2.      Klik sbanyak tiga kali pada sebuah paragraf untukmenyeleksi paragraf tersebut

3.      Tekan pada tombol Ctrl,lalu klik pada sebuah kalimat untuk menyelek sinya.

4.      Posisikan kursor anda di bagian awal teks .Kemudian tekan dan tahan tombol Shift, lalu tekanlah tombol tanda panah kekanan pada keyboard untuk menyeleksi teks dari huruf demi huruf.

5.      Possikan kursor anda dibagian awal baris teks. Lantas tekan dan tahan tombol Shift. Kemudian tekanlah tomboltanda panah kebawah pada Keybord untuk menyeleksi teks, baris demi baris teeks. 

6.      Posisikan kursor anda di bagian awal baris teks. Lantas tekan dan tahan tombol Shif. Kemudian tekanlah tombol tanda tanda panah kebawah pada keyboard untuk menyelek si teks.

7.      Seleksilah teks tersebut dengan metode klik dan drag. Lantas tekan dan tahan tombol Ctrl+Shif ,lalu tekan lah tombol  tanda panah kekanan atau ke bawah untuk memperluas seleksi teks yang telah anda buat. 

8.      Jika anda ingin meeeeeenyeleksi paragraf yang memiliki format yang sama.maka klik kursor mouse Anda pada salah satu paragraph. Lalaumasukkan pada Tap Home. Klik tanda panah pada perintah select dan pilihlah opsi select Teks with Similar Formatting. Dengan perintah ini, paragraph yang memiliki kesamaan format dengan format paragraf lokasi kursor mouse Anda berada secara otomatis akan terseleksi.        

2.2 Memilih opsi Select Text Similar Formating

Setelah tex terseleksi Anda bisa melakukan perubahan pada terbebut antara lain, memiringkan tex , mempertebal teks, mengubah warna font, menggandakan / menghapus teks. Perintah perintah ini bisa dilakukan di dalam Tab Home, atau memen faatkan  Mini Toolbar (sebuah toolbar berukuran kecil yang muncul ketka anda selesai menyeleksi teks. Mini Toolbar ini ber isi perintah-perintah pengolahan teks yang bisa anda akses degan cepat tanpa membuka Tab Home. Dalam Mini Toolbar dapat memilih jenis font, mengatur ukuran nya , menerapkan  style teks, dan beberapa pengatyran lainya.

Atau klik konteks menu tombol kanan mouse padateks yang telah terseleksi. Maka Anda akan temukan tampilan Mini Toolbar dan yang berisi perinteh–perintah pengolahan teks.

2.4 Tampilan Mini Toolbar dan Konteks menu

2.2 Memindahkan dan Menggandakan Teks

        Selain mengolah teks yang terseleksi,Anda dapat memindahkan ataupun pun menggadakan teks dalam proses editing teks dokumen. Ada tiga metode untuk memindahkan dan menggadakan teks yaitu.

2.2.A Metode Klik dan drag

Metode ini digunkan bila ingin memindahkan atau menggandakan teks dalam satu dokumen / dalam satu tampilan  layar document. Berikut langkah-langkahnya :

1.      Arahkan kursor mouse Anda pada teks yang elah terseleksi

2.      Kemudian klik dan drag ke lokasi tujuan pemindahan teks.

3.      Lantas lepaskan tombol kiri mause bila Anda telah mencapai tujuan pemindahan teks tersebut.

4.      Untuk menggandakan teks terseleksi , tekan dan tahan tombol Ctrl saat anda melakukan drag menuju teks yang baru. Lepaskanlah tombol kiri mouse dan Ctrl bila telah mencapai lokasi teks yang baru.

2.2.B. Metode Ikon , Copiy, Cut, dan Paste

Metode ini digunakan jika ingin memindahkan atau menggandakan teks yang terseleksi antar dokumen / antar halaman yang memiliki jarak cukup jauh. Berikut panduan lengkapnya.

1.      Pastikan teks yang ingin di gandakan atau di pindahkan telah berada dalam keadan terseleksi.

2.      Selanjutnya, masuklah kedalam Tab Home tepatnya di dalam Group Clip board .Lantas pilihlah salah satu perintah berikut ini.

# Pilihlah ikon Copy untuk menggandakan teks terseleksi

# Pilihlah ikon Cut  untuk memindahkan teks terseleksi

2.5Tampilan Group Clipboard pada Tab Home

3.      Setelah itu bukalah dokumenatau halaman atau lokasi penempatan teks hasil penggandaan atau pemindahan. Klik pada dokumen untuk menem patkan Insetion Point pada lokasi tujuan pengandaan atau pemindahan.

4.      Lantas masukakan ke Tab Home tepatnya pada Group Clipboard. Lalu klik ikon Paste.

2.6 Tampilan ikon Paste

2.2.C. Metode Shorcut

Metode ini cocok di gunakan baik dalam sebuah dokumen atau pada dokumen yang berbeda.Metode yang ketiga ini paling disukai oleh pengguna MS Word karena lebih cepat dan mudah di terapkan, berikut ini langkah selengkapnya.

1.      Pastikan teks yang hendak dipindahkan atau di gandakan telah terseleksi.

2.      Selanjutnya tekanlah kombinasi tombol Ctr+C untuk meggandakan teks terseleksi.

3.      Atau tekanlah kombinasi tombol Ctr+X untuk memindahkan teks terseleksi.

4.      Kemudian bukalah dokumen atau halaman tujuan penempatan teks terseleksi.

5.      Lantas klik kursor mouse Anda untuk menempatkan Insertion Point padalokasi penempatan teks.

6.      Lalu tekanlah tombol Ctr+V untuk memasukkan teks hasil penggandan atau untuk menampilkan teks yang dipindahkan.

2.2.D. Metode Panel Clipboard

Pada metode ini, di gunakan fasilitas Clipboard. Dengan demikian dapat memindahkan / menggandakan beberapa teks terseleksi. Bisajuga di gunakan untuk memindahkan atau menggandakan teks antar dokumen maupun antar halaman. Berikut cara penggunaannya.

1.      Awali dengan memilih ikon Clipboard  yang terdapat disudut kanan bawah bagian Clipboard di Tab Home sehinnga muncul panel Clipboard disisi kiri jendela.

 

2.7 Memilih ikon Clipboard

2.      Kemudian pastikan teks yang hendak di pindah kan / di gandakanber ada dalam keadaan ter seleksi.

3.      Selanjutnya pilihlah ikon Catpad Tab Home atau tekan lah tombol Ctrl+X untuk memindah kan teks terseleksi. Atau tekan Ctrl+C untuk ikon Copiy.

4.      Ulangi untuk memindhkan / menggandakan teks lainnya.Teks-teks tersebut akan terekam dan di kumpulkan di Clipboard.

  2.8 Tampilan panel Clipboard berisi teks yang di gandakan / di pindahkan

5.      Setelah itu masukkan ke dokumen tujuan pemindahan atau halaman tujuan penggandaan. Bila tujuan pemindahan dan penggandaan merupakan sebuah dokumen yang berbeda maka bukalah panel Clioboard pada dokumen tersebut menekan ikon Clipboard  di bagian Clipboard Pada panel ini anda akan mendapati  hasil penggandaan atau pemindahan teks yang siap di masukkan kedalam document.

2.9Tampilan panel Clipboard pada dokumen tujuan pemindahan / penggandaan

6.      Klik kursor mouse anda pada lokasi penempatan hasil penggandan /  pemindahan teks.

7.      Beralih ke panel Clipboard, klik salah satu klip untuk memasukkannyakedalam dokumen atau halaman tujuan penggandaan / pemindahan yang telah anda siapkan

Penggunana Clipboard dapat dilakukan di Microsof Office seperti MS Execel, MS Powerpoint, MS publisher.        

           2.10.Tampilan Cipboard pada jendela MS Excel 2010

Bila dalam metode penggandaan terdapat kesalahan dan ingin membatalkan maka bisa digunakan klik pada ikon Undo  di Quik Acces Toolbar atau tekan tombol  Ctrl+Z sementara itu untuk membatalkan prose Undo yang baru sajadilakukan klik icon Redo  di Access Toolbar atau tekan tombol Ctrl+Y. Untuk mempercepat membatalkan banyak langkah / Undo yang tepat gunakan langkah sebagai berikut.

1.      Klik tanda panah kecil yang terdapat pada ikon Undo.

2.      Kemudian sorot langkah yang hendak di batalkan lalu klik tombol kiri mouse Anada sehingga langkah langkah yang anda sorot segera di batalkan.

2.11 Menyorot beberapa langkah yanghedak di batalkan

2.3. Mencari dan Mengganti Teks

Proses editing digunakan untuk memeriksa teks tertentu, sedang untuk memudahkan proses pencarian dokument secara cepat gunakanlah fasilitas pencarian MS word 2010 sebagai berikut.

1.      Masuklah kedalam Tab Home. Lalu pilih perintah Find dalam Tab tersebut.

2.12 Tampilan perintah Find

2.      Panel Nafigasi akan muncul di sisi kiri jendela, ketikkan teks yang inngin anda cari di kotak pencarian. MS Word 2010 akan melakukan pencarian.Hasil dari pencarian akan ditampilkan dlm panel Nafigation dan di dalamdokumen. Teks yang ditemukan di tandai dengan highlight warna kuning.

2.13 Tampilan panel Nafigation dan Hasil pencarian

Untuk pencarian teks yang lebih teliti dan lebih tepat, di gunakan fasilitas Advanced Find.Caranya sebagai berikut.

1.      Klik tanda panah kecil yang terdapat di ujung kiri kotak pencarian di panel Nafigation.Lantas pilihlah opsi Advanced Find yang muncul.

 

             

2.14 Memilih opsi Advanced Find

2.      Pada kotak dialog Find and Replace yang muncul, pilih lah tombol More.

              

2.15 Memilih tombol More

3.      Padatampilan kotak dialog berikutnya, ketikkan kata yang anda cari di kolom Find What. Lalu aktifkan opsi Much Case atau opsi Find Whole Words Only.

# Pilih opsi Match Case bila pencarian di lakukan dengan huruf capital dan kecil.

# Pilih opsi Find Whole Words Only jika ingin pencarian meggunakan kata secara utuh.

  

2.16 Tampilan opsi Macth Case dan Find Whole Only

4.      Lantas klik tombol Find Next.

Masih dalam proses editing, untuk mencari kata dengan cepat dan menggan tinya dengan sebuah kata yang baru secara serentak , berikut ini cara penggunaannya.

1.      Masuklah kedalam Tap Home

2.      Kemudian pilihlah perintah Replace.

                    

2.17 Tampilan perimtah Replace di Tab Home

3.      Pada kotak dialog Find & Replace yang mucul, ketikkanlah teks yang dicari di kolom Find What dan ketikkan teks penggantinya di kolom Replace Whith.                                           

                

2.18 Tampilan kotak dialaog Find and Replace

4.      Jika sudah pilihlah tombol Replace All.

5.      Ms Word 2010 akan segera melakukan pencarian & penggantian. Setelah itu akan muncul kontak konfirmasi, klik OK untuk menutup.

2.19 Memilih tombol OK pada kotak konfirmasi

2.4. Menandai Lokasi Teks

Agar cepat dan mudah menemukan kembali teks yang di anggap penting maka gunakanlah Bookmark. Berikut langkah-langkahnya.

1.      Klik kursor mouse pada sebuah paragraph yang hendak di tandai. Atau seleksi paragraph tersebut.

2.      Kemudian bukalah Tab Inset.

3.      Pada Tab tersebut pilih lah perintah Bookmark.

      

2.20Memilih perintah Bookmark

4.      Pada koak dialog Bookmark yang muncul, berilah nama untuk memudahkan pencarian kembali pada teks yang telah di tandai.

2.21 Memberi nama paragraf atau teks yang di tandai

5.      Jika sudah pililah tombol Add

Untuk melakukan editing  pada paragraf yang telah di tadai maka dapat dilakukan langkah singkat dibawah ini untuk menemukan paragraf atau teks tersebut.

1.      Masuklah ke dalam Tap Home

2.      Kemudian klik tanda panah kecil yang terdapat pada perintah Find dan pilih opsi Go To.

2.22 Memilih opsi Go To

3.      Pada kotak dialog Find and Replace yang muncul, pililah nama Bookmark paragraph atau teks yang telah Anda tandai dengan menggunakan Bookmark.

2.23 Memilih name Bookmark

4.      Lantas pilih lah tombol Go To

Dengan langkah ini tidak perlu lama untuk mencari dokumen yang sama.

2.5. Tampilan Dokumen untuk Editing Teks

Program MS Wood 2010 menyedaiakan lima tampilan, untuk memudahkan ketika melakukan proses editing teks. Anda bisa memilih salah satu perintah pada Tab View di bagian Dokumen View. Ataupun di status Bar, pada bagian kanan bawah.

                                

Tampilan beberapa perintah di bagian Documen Views

 

2.24 Ikon-ikon untuk mengubah tampilan dokumen

Berikut ini pilihan tampilan yang di sediakan MS Word 2010 dan tujuan penggunaannya.

        i.            Draft View

Tampilan ini untukeperlan editing dan formatting, pada Draft View dapat dilihat elemen –elemen area style di sis kiri jendela.

2.25 Tampilan Draft View

      ii.            Web Layout View

Pilihan ini di gunakan bila sedang mendesain sebuah halaman website

 

 

2.26 Tampilan Web Layout View

    iii.            Print Layout View

Pada tampilan ini berpengaruh terhadap hasil cetak dokumen seperti margin.

Tampilan ini secara default berada dalam keadaan aktif ketika Anda meluncurkan program MS Words.

                   

                   

2.27 Tampilan Print Layout View

     iv.            Outline View

Pada tampilan ini Anda bisa melihat pengorganisasian teks dalam sebuah dokumen sehingga Anda bisa mengatur kembali pengorganisasian teks. Di tampila ini, Anda bisa memindahkan atau menggandakan satu  bagian dalam dokumen dengan  memindahkan atau menggadakan  heading. 

2.28 Tampilan Outline View

       v.            Full Screen Reading View

Tampilan ini disediakan untuk meminimalkan tekanan pada mata sehingga mata Anda tidak cepat lelah ketika membaca sebuah dokumen di layar komputer. Pada tampilan ini, sebagian besar Toolbar disembuyikan sehingga tampilan dokumen menjadi lebih lapang.

2.29 Tampilan full Screen Reading View

 

.